Access-vinkkejä
Miksi Access?
parametri-kysely
Matematiikka kyselyssä
Makrot ja VBA
DLOOKUP
Taulun tekoon -
kentät
Tavallinen toimistokäyttäjä
Vertailussa on tavallisen käyttäjän kannalta yleensä tietojen käsittely
Excelissä verrattuna Access:iin.
Access soveltuu tilanteisiin, jossa tietoja yhdistellään useista tauluista
esim. koodien perusteella.
Käyttäjäystävällisyys lomakkeiden ja raporttien muodossa helpottaa sovelluksen
tekemistä myös
muille käyttäjille. Excel:ssä tämä on työläämpää ja toiminnot usein soveltuvat
vain yhteen käyttö-
tarkoitukseen.
Access soveltuu myös hyvin suurien tietomassojen säilyttämiseen ja
käsittelyyn.
Käsittelyn toistettavuus on tärkeää esim. vertailuraporteissa ja -kyselyissä,
joita on
helpompi tehdä kuin Excel:ssä.
Jokin hinta on tietenkin maksettava ja se on pieni oppimiskynnys
siirryttäessä tietojen käsittelyyn
tietokannassa. Idean ja sen edut omaksuu varsin nopeasti.
Ohjelmia voi käyttää yhdessä - Excelistä ei tarvitse luopua otettaessa Access
käyttöön.
Access-tietokannan voi päivittää toimimaan MS SQL Server:ssä, jolloin
suorituskyky kasvaa.
IT-asiantuntija
Access:n suorituskyky on usein keskusteltu aihe. Access-tietokanta on
mainiosti käytettävissä
työryhmien 1 - 20 henkilöä - tietojenkäsittelyssä. Etäkäyttö voidaan hoitaa
replikoimalla.
Liitynnät Oracle, MS SQL Server, yms. tietokantoihin onnistuvat helposti
ODBC-linkityksellä.
Access-projekteilla voi hyödyntää Access:n ylivoimaista käytettävyyttä ja
käyttäliittymän ohjelmoitavuutta.
Ohjelmointi tapahtuu VBA:lla - voisi kärjistää, että Access on Visual Basic,
jossa Access:n helpot
toiminnot ovat päällimmäisinä ja VBA käytettäessä tarvittaessa. Visual Basic:lla
taas ohjelmointi-
kieli on päälimmäisenä ja tietokantaa kutsutaan käsin tehtävillä toiminnoilla.
Lyhyesti arvioiden sovelluksen - ison tai pienen - teko on Access:llä 4 - 10
kertaa nopeampaa
(halvempaa?), kuin muilla välineillä.
Korvaamalla ehdot (criteria) kyselyssä hakasuluissa olevalla kysymyksellä
(parametri) kyselystä
tulee monikäyttöinen, ts. joka kerta kysely suoritettaessa Access kysyy ensin
kriteerin
ja avaa tulostaulun annetulla kriteerillä.'
Avattaessa kysely kysytään parametri:
Syöttämääsi arvoa käytetään kriteerinä - ikään kuin se tulee kriteriinä
hakasuluissa olevan
parametrin tilalle:
HUOM! Hakasuluissa oleva parametri ei saa olla sama, kuin jo käytössä
oleva kenttänimi.
Esim. jos haluat parametrin Maa-kenttälle voit käyttää parametrina:
[Anna maa]
VINKKI! Jokeri- eli korvausmerkkejä voi käyttää kriteerinä yhdessä
parametrin kanssa:
Like [Anna Maa] & "*"
Excelistä tutun If-funktion muoto Access-kyselyssä käytettäessä onkin Iif (Immediate
If)!
Käytän menestyksellisesti kyselyjä ja makroja sovelluskehitykseen nopeuden
ja intuitiivisuuden
takia. Protoilu, testaus ja virheentarkistus ovat helppoja.
VBA:ssa on ominaisuuksia, joita makroista puuttuu:
| VBA |
Makrot |
| Case-rakenne |
Osittain toteutettavissa Condition-sarakkeella |
| Loop-silmukat |
Osittain toteutettavissa Repeat-toiminnolla
käyttämällä laskurina esim. lomakkeen kentän arvoa |
| Vakiot ja muuttujat |
Osittain toteutettavissa käyttämällä lomakkeen
kentän arvoa |
| Funktiot: omat ja API |
|
| Transaction-datan eräajot |
RollBack esim. väliaikaisilla tauluilla ja
Delete-kyselyillä |
| Tietokanta-objektien luominen |
Taulujen muokkaus SQL DDL-kyselyillä |
| Virheiden käsittely |
|
| OLE ja DDE-operaatiot |
Osittain korvattavissa linkityksellä
Office-ohjelmiin |
Ylläolevaan olen kerännyt vaihtoehtoisia makroilla tehtäviä ratkaisutapoja.
Huomattavaa etua VBA:lla saavutetaan
suorituskyvyssä ja omilla funktiolla.
Muoto:
DLookUp(kenttä,taulu,ehto)
Voidaan käyttää ilman ehtoakin esim. testaustilanteessa. Erottimena
käytetään Access-ympäristössä pilkkua ja VBA-ympäristössä pilkkua.
| kenttä |
kenttä, jonka arvon funktio palauttaa taulusta |
| taulu |
taulu, josta haetaan |
| ehto |
ehtolauseke, joka yksilöi palautettavan arvon |
Muistisääntö: kentän nimi on aina lainausmerkeissä (") ja hakasuluissa
([]), taulu ja ehto lainausmerkeissä.
Malli 1. Haetaan arvo vuoden perusteella:
DLookUp("[Tulos]";"Tilinpäätös";"[Vuosi]=2003")
Malli 2. Haetaan palkka tehtävämäärittely perusteella
DLookUp("[Peruspalkka]";"PalkkaLuokat";"[Tehtävä]='Ohjelmoija'")
tekstiehdon erottaa tässä yksinkertainen lainausmerkki (')
Jatkuu...
Kun teet tauluja tai tuot tietoja joudut miettimään minkätyyppisiä kenttiä
tarvitset.
Yksinkertaisimpana nyrkkisääntöinä käytä:
- TEKSTI - jos et tiedä mitä kenttään tulee tai miten sitä käytetään
- NUMERO - jos kentällä lasketaan jotain jatkossa, esim. rahasummat, lkm, jne.
- PVM/AIKA - jos kentän perusteella lajitellaan, ryhmitellään tai lasketaan
aikaa ja aikaeroja